Effektanalys hjälper oss att nå målen
Effektanalyser har redan länge gjorts i konkurrensutsättningar som Hansel gjort för sina kunder. År 2025 infördes de även i våra kunders minikonkurrensutsättningar, som genomförs inom ramen för gemensamma upphandlingar.
År 2025 gjordes sammanlagt fem effektanalyser i MinikisaPlus-upphandlingar inom de dynamiska inköpssystemen Städtjänster 2021–2027 och Cateringtjänster 2025. För dessa gemensamma upphandlingar fastställde vi en så kallad grundnivå för effekterna, som baserar sig på vad som krävs i en gemensam upphandling.
Om kunden vill kan den ställa tilläggskrav på hållbarhet, kostnadsinbesparingar, kvaliteten på en produkt eller tjänst eller innovativitet i en minikonkurrensutsättning, och effektmålen för upphandlingen kan då höjas. Vi utarbetar exempel för gemensamma upphandlingar av städ- och måltidstjänster på åtgärder som kan höja upphandlingens effekter från grundnivån.
Case: Brottspåföljdsmyndighetens städtjänster
Brottspåföljdsmyndigheten konkurrensutsatte sina städtjänster inom Hansels DPS som MinikisaPlus-uppdrag, och vi gjorde tillsammans även en effektanalys. Brottspåföljdsmyndigheten hade utmärkta utgångspunkter för att utvärdera effekterna eftersom betydelsen av upphandlingarnas effekter hade lyfts fram i organisationen redan en längre tid. En stor press på att spara in på kostnaderna och en förändring inom organisationen skapade också ett behov av en enhetligare avtalshantering.
Effektmål fastställdes tillsammans med Hansels experter, och efter konkurrensutsättningen utvärderades hur de uppnåtts. Slutresultatet blev betydande kostnadsinbesparingar, enhetligare krav och kvalitetsnivåer för servicehelheten samt utvecklad avtalshantering. Dessutom fick kunden värdefulla lärdomar för att utveckla sina egna upphandlingsprocesser. Brottspåföljdsmyndighetens experters öppna attityd, höga motivation och engagemang för effektanalysen gjorde det möjligt att uppnå ett betydande mervärde.
Vad är en effektanalys?
En effektanalys ökar förståelsen för de effekter som uppnås med en upphandling och hur målen uppfylls. Genom analys av minikonkurrensutsättningar kan man lyfta fram mervärdet av gemensamma upphandlingar och på en praktisk nivå synliggöra hur man genom upphandlingarna främjar organisationens strategiska mål och skapar positiva effekter.
Effekten mäts två gånger under konkurrensutsättningsprocessen: först ställer man upp effektmål för upphandlingen, och efter konkurrensutsättningen utvärderar man den uppnådda nyttan. Effektanalysen är ett verktyg, och för att det ska lyckas i praktiken krävs att kunden gör en aktiv insats för att identifiera organisationens nuläge och mål och ställa upp strategiska mål.
Processen för effektanalysen är relativt lätt, men det konkurrensutsatta avtalet och de mål som ställts upp för det kan ha stor betydelse för organisationen och samhället. Genom att ställa upp mål kan man försöka uppnå olika typer av konkret nytta, såsom kostnadsinbesparingar, enhetligare processer, bättre servicenivå och kvalitet samt utveckling av avtalshanteringen. Effektanalysen gör det också lättare att kritiskt utvärdera vad man skulle kunna göra annorlunda i upphandlingen för att effekterna skulle beaktas bättre framöver.
Intressant för dig
Hållbarhetsrevision i gemensam upphandling av AV-teknik.
Hansel gör årligen en hållbarhetsrevision i en gemensam upphandling.
Lukes modell för hållbara upphandlingar bygger på små handlingar
Naturresursinstitutets upphandlingsteam hade redan under ett par år arbetat med en modell för hållbara upphandlingar, men mer brådskande ärenden kom alltid i vägen.
